Quand Excel ne suffit plus : 7 indicateurs qu’un PIM devient indispensable.

Beaucoup d’entreprises commencent à gérer leurs catalogues produits avec Excel. C’est simple, peu coûteux, et pratique au début. Mais quand le volume de données augmente, que de nouveaux canaux de distribution s’ajoutent (sites e-commerce, marketplaces, applications, catalogues papier), ou que les équipes marketing doivent collaborer avec l’IT et les achats, le système se grippe.

Les conséquences ? Données erronées, délais de publication, expérience client incohérente, et un vrai frein à la croissance.

C’est à ce moment que les entreprises réalisent l’intérêt d’une solution de PIM (Product Information Management) : un socle technologique qui centralise la gestion des données produits, réduit le time to market et automatise la diffusion de l’information produit sur tous les canaux de vente.

Voici les 7 signes que vos fichiers Excel limitent votre efficacité et votre time to market.

1. Vos fichiers Excel deviennent ingérables

Au départ, quelques centaines de références suffisent à maintenir un fichier Excel clair. Mais dès que le catalogue dépasse 1 000 références, que chaque produit a plusieurs déclinaisons (taille, couleur, matériau, langue), la complexité devient ingérable.

Les erreurs se multiplient : colonnes manquantes, doublons, données obsolètes. La qualité des données chute, et chaque mise à jour devient un casse-tête.

2. Vos équipes perdent du temps à chercher ou valider les infos produits

Dans beaucoup d’entreprises, la donnée produit n’a pas de “source unique de vérité”. Le marketing, les achats et le commerce travaillent chacun avec leur propre fichier, ce qui conduit à des validations interminables avant de pouvoir publier une simple fiche produit.

Selon Gartner, 47 % des entreprises perdent plus de 10 heures par semaine à cause de données dispersées. Ce temps perdu est colossal pour vos équipes marketing et commerciales.

Avec un PIM, toutes les informations sont centralisées et mises à jour en temps réel. Chaque équipe sait qu’elle travaille sur la donnée la plus récente.

3. Votre expérience client souffre d’infos incohérentes

Un client peut consulter vos fiches produits sur votre site e-commerce, un catalogue PDF ou la fiche produit d’une de vos marketplaces. À chaque canal, il s’attend à retrouver une information fiable, adaptée au support et enrichie. Or, gérer cette cohérence multi-canal sans outil dédié est chronophage.

Mais attention : il ne s’agit pas de dupliquer la même fiche partout. Le contenu identique pénalise le référencement (SEO) et appauvrit l’expérience utilisateur. L’enjeu est d’assurer une cohérence globale tout en contextualisant la donnée selon chaque canal.

Un PIM centralise les informations produits et permet leur adaptation : enrichir les visuels pour une marketplace, ajuster les descriptifs pour un site e-commerce, ou personnaliser les données techniques pour un catalogue PDF.

4. Vous devez gérer un catalogue multilingue ou multi-canal

Chaque nouveau canal ou langue multiplie la complexité :

• Traductions parfois non mises à jour.
• Incohérences entre les canaux de vente (site, app mobile, marketplaces).
• Difficultés à gérer plusieurs canaux de distribution en parallèle.

Avec Excel, la gestion devient vite lourde et complexe, surtout lorsqu’il s’agit de maintenir les données à jour et cohérentes.

Les solutions PIM permettent au contraire de gérer nativement la déclinaison par marché, par langue, par canal.

5. Vos équipes ne collaborent pas efficacement sur l’info produit

La gestion de l’information produit n’est jamais l’affaire d’un seul service. Le marketing gère les descriptions, l’IT gère la structuration, les achats valident les données fournisseurs, et le commerce adapte les contenus selon les besoins clients.

Sans outil dédié, chacun travaille sur une version différente, ce qui freine la collaboration.

Le PIM introduit des workflows, des droits d’accès, et peut se connecter à un DAM (Digital Asset Management) pour centraliser photos, vidéos, fiches techniques, ce qui permet à vos équipes marketing et produit de collaborer plus efficacement.

6. Votre time to market est trop lent et vous perdez des opportunités

Le time to market est un facteur décisif. Lorsqu’il faut plusieurs semaines pour lancer une nouvelle référence parce que chaque canal doit être mis à jour manuellement, vous perdez des opportunités.

Exemple : une marque qui rate un lancement car la fiche n’est pas prête sur la marketplace alors qu’elle est déjà en ligne sur le site e-commerce.

Avec un PIM , vous centralisez une seule fois la donnée produit, et la diffusion de l’information produit est automatisée sur tous vos canaux de vente.

7. Vous voulez scaler, mais votre système actuel bloque

Excel est un outil pratique pour démarrer, mais pas un socle pour la croissance.
Dès que vous élargissez votre catalogue, ouvrez de nouvelles filiales ou multipliez vos canaux de distribution, vos fichiers deviennent un frein.

Un PIM facilite cette montée en charge en garantissant la cohérence, la qualité des données, et la mise à jour en temps réel sur tous vos systèmes connectés.

Excel vs PIM, le moment du choix

Si vous vous reconnaissez dans 2 ou 3 de ces situations, il est temps d’évaluer les solutions PIM adaptées à votre entreprise.

Au-delà de la gestion des données produits, un PIM  renforce la cohérence de votre catalogue, accélère votre time to market, et améliore l’expérience client.

Vous pouvez dès maintenant auditer vos pratiques actuelles et identifier comment mettre en place un PIM pour fiabiliser et industrialiser la gestion de l’information produit.

À retenir

• Excel atteint vite ses limites pour la gestion de données produits complexes.
• Un PIM facilite la collaboration, la qualité et la diffusion de l’information produit.
• C’est un socle stratégique pour améliorer l’expérience client et accélérer le time to market.
  
  

FAQ

Quelle est la différence entre PIM et ERP ?
L’ERP gère les données transactionnelles (stock, prix, commandes). Le PIM gère les contenus produits (descriptions, médias, spécifications) pour les rendre cohérents sur tous les canaux de vente.

Un PIM remplace-t-il complètement Excel ?
Le PIM centralise et fiabilise les données. Excel peut rester un outil complémentaire, mais il n’est plus le référentiel principal.

Le PIM est-il réservé aux grandes entreprises ?
Non. De nombreuses PME adoptent un PIM pour gérer efficacement leurs catalogues, même à partir de quelques centaines de références.

Combien de temps faut-il pour mettre en place un PIM ?
Selon la taille du catalogue et les intégrations nécessaires, le déploiement varie entre 3 et 9 mois.

Quelle est la différence entre PIM et DAM ?
Le PIM gère les données produits textuelles et techniques. Le DAM (Digital Asset Management) gère les médias (images, vidéos). Ensemble, ils assurent une gestion de l’information produit complète.